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试论收文处理过程控制


时间:2013年07月08日 来源:津保项目部||毛祥



【摘  要】有效传达、执行上级来文精神是施工项目紧扣公司发展战略,提高经营效益的重要保证。为探索改进收文处理水平,提高信息支持能力,通过对当前工程项目收文处理过程中存在问题的分析,结合办文实际,本文认为,加强收文处理过程控制可以有效提高收文处理水平,进而保证信息支持的及时性和有效性。

【关键词】收文处理;过程控制;改善;信息支持

0引言

工程项目是施工企业的生命,项目经营水平的高低左右着施工企业的生存与发展。在经营项目的过程中,文件是公司本部与项目之间信息交流的主要方式。在激烈的竞争中,工程项目文件处理部门对上级来文的处理效率越高,项目领导班子作出的决策就越能扣准公司的发展战略,公司就越能获得效益提升的空间。文件处理部门——综合办公室虽然并不直接参加施工生产,其对领导和其他部门的信息支持水平却影响着项目乃至公司的经营水平。因此,提高综合办公室的履职水平是项目经营中需要长期关注、时刻进行的课题。本文即结合施工项目收文处理实际,探索通过加强对收文处理及其各环节的合理控制实现提高收文处理效率、改进信息支持水平的途径。

1.收文处理的现状及目的

(1)收文处理

狭义的收文处理表现为对来文的接收、拟办、传阅、回收等少数环节,是对来文的初级处理。广义的收文处理是由两纵多横的多个单元组成的完整系统。两纵以时间为线索的电子与纸质记录,表现为台账记录和其他辅助性记录,准确显示多横的节点状态;多横是文件接收、登记、拟办、转发、传阅、回收、处理结果核实、档案处理、信息开发、信息支持等一连串前后相继的平行节点单元,依托两纵串联起来,共同组成收文处理流程。

(2)收文处理的目的——信息支持

信息支持是综合部向其他职能部门传达文件信息的方式,包含文件传阅过程中的主动信息支持(第一次信息支持)和档案服务过程中的被动信息支持(第二次信息支持)两种形式,是收文处理的目的所在。

在来文拟办阶段(传阅开始前),经办人需要确认来文单位、紧急程度并汲取文本信息提出拟办意见;第一次信息支持在传阅阶段(传阅中)发生,领导通过此环节知悉上级传达的各类信息并组织各部门、架子队予以执行;档案管理(传阅结束后)则是对传阅完成的文件进行加工、存储,以备领导、各部室后续查阅,实现第二次信息支持的过程。

可见,收文处理是一个环节清晰的过程,信息支持通过收文处理来实现,是收文处理的重要环节和根本目的。由此可知,提高收文处理水平可以有效改进信息支持效率。

2.工程项目收文处理面临的问题

收文流程各环节的执行必须达到一定的标准,简言之,即要做到接收从速从全,登记从速从真,拟办从速从简,转发从速从准从密,传阅从速从精,回收从速从全,处理结果核实从速从严,档案处理统一标准、从速从精,信息开发着眼整体、从速从宽,信息支持从速从真,台账记录从速从全从精。一般情况下,严格执行收文流程可以避免非技术性失误,并促进职员对技术性不足的改进。

实践过程中,收文处理虽然并不存在流程环节的缺失,各环节却或多或少存在一定的问题。主要表现在以下几方面:

(1)来文拟办滞后

当前文件多以网络方式下达,综合管理员需要及时察看协同工作平台。由于种种原因,这一过程容易滞后,导致下载不及时。特别是“紧急通知”一类,稍有滞后即会严重影响领导决策和部门执行。

(2)文件传阅拖沓

一是综合管理人员处理问题时不能很好地协调时间,拟办完成后传阅不及时;监管不力,对文件在领导、部门间的转递缺乏控制力。二是领导、部门负责人的空余时间存在很大的不确定性,难以协调稳定的传阅环境;三是个别负责人不能及时阅件,造成部门性积压,等等。这些问题导致文件传阅周期超达到四天以上,严重影响信息传达。

(3)档案管理粗放

目前,项目档案管理局限于对文本文件的分类装订,缺乏对信息的进一步加工,例如对电子文件进行分类处理,形成专题合集等。一方面,信息加工的工作量较大,综合管理员较难投入大段时间开展此工作;另一方面,文件加工没有统一的标准,存在较大的变化性。这使得综合管理员在检索某类文件时耗时较长。

(4)自动化办公系统与纸质文本结合度不高

在收文处理中,OFFICE扮演着重要角色。综合管理员往往重视台账记录,却容易忽视电脑与文本的结合。首先,台账只是对文件的流水记录,不具备指示文本的功能;其次,自动化系统能够满足多种形式的信息开发,文本只能以一种角色存档,无法与数字信息无缝对接。例如,在查询部门负责人阅件情况时,综合管理员可以轻松找到文件的电子版,却要花费较长时间从成摞的文件中翻找目标文件。

综上所述,当前,尽管施工项目收文处理流程比较规范,但是仍不同程度存在着处理标准较低的问题。但是,这些问题都是技术层面的不足,虽然比较普遍却存在着很大的整改完善的可能性。

3.加强收文过程控制

要提高收文处理水平,就要充分了解并做好各环节工作。收文过程一般是由一个人来完成的,工作的连续性较强,对各个环节的控制也较容易。对收文过程进行分解,逐项提高工作效率,是比较可行的方式。

(1)加强来文登记、拟办、转发控制

收文登记要经过下载、打印、处理单登记、装订、拟办、电子件归档、向相关责任部门转发等步骤。这一步骤可以从三种角度执行。其一,立足一组文件,以文件本身为处理模块。把同一工作日或同一时段接收的、紧急程度相似的一组文件视为一个母模块,每份文件视为一个子模块,各子模块相继单独完成登记、备案、拟办、转发后,模块整体进入上报传阅程序;其二,立足流程,以流程环节为处理模块。将下载、拟办(每份文件作为子模块的一个亚模块独立完成“打印→处理单登记和装订→签署拟办意见”的全过程)、转发、电子件归档等各工序分别作为一个子模块独立运作,各子模块相继完成后,来文进入上报传阅环节;其三,即收即办,立足最新收到的一份文件(无论紧急程度),以文件个体为处理模块独立运行收文流程。经实践,业务尚不熟练的新员工适宜采用第一种模式,假期前后等容易导致大批量来文的特殊情况宜用第二种模式,日常收文处理采用信息传达速度最快的第三种模式效果更佳。

(2)加强传阅控制

上报、传阅是收文处理过程中的主动信息支持,承担着向职能部门传达上级、互不隶属单位指令、信息的重任,是收文处理的重中之重。传阅基本可以通过两种模式完成,其一,批次传阅,即在有效行文时间内文件达到一定数量时集中传阅;其二,即收即办即传。第一种方式节约时间但效率较低且一旦发生积压就会造成大量文件无法流转,第二种方式速度快但需要负责人投入大量时间。经试验、调查,多数部门负责人倾向于第二种传阅方式,既不必花费大段时间阅读文件,又可以及时收到指令、信息。

(3)加强档案检索控制

文件传阅完毕应及时回收并进行处理结果核实。处理结果核实是“上报、传阅”的补充,是对主动信息支持效果的确认。

①加强文本管理控制

收文负责人应根据领导签署的指示向相关责任人核实是否办理相关事宜。只能在确认行文有效后才能进入归档环节。归档亦有三种方式:一是核实毕即归档,其缺点是难以保证某一点时间前的文件全部入档;二是段时间归档,以月、季度或年为单位进行整理,其缺点是耗时较长;三是项目或事件结束后归档,其缺点是工作量巨大,效率低,易出错。修订档案、卷宗应特别注重细节,稍有不慎就会造成归类、日期、封面信息、装订打孔等的失误。实践证明,采用一、二相结合的方式,及时分类、编排,统一封装、编码、入档,把档案工作完成在日常工作中,能够取得良好效果。

②加强信息开发与检索控制

档案综合检索服务是被动信息支持的主要途径,综合管理员通过文件、文摘、类编等多种形式向信息需求者提供服务。

由于各职能部门向综合部要求信息支持的时间具有不确定性,被动信息支持可能在任何情况下发生,综合管理员必须提前做好综合检索的各项准备工作,既要满足信息支持的及时性,又要保证信息的准确性和全面性。这要求综合管理员不仅要掌握信息化的管理系统,还要熟悉库藏、掌握多样化的档案资料,及时进行档案信息开发,把文件索引、文摘、类编等资料和归档文件一起作为档案管理的对象借助数字系统进行系统化组织,把明晰的台账、齐全条理的档案索引和信息资料结合起来,以在收到对方的利用需求后立即提供信息支持。笔者曾向安质环保部提信息支持,由于不熟悉台账和库藏、没有搞清楚对方的使用意图,耗费了巨大的精力仍未配齐所需资料。

(4)提高数字工具与文本的契合度

除传阅部分外,收文处理各环节都需要借助电脑。在整个系统中,文本一经装订,位置即固定下来。一般情况下,数字化的信息开发的产品能够满足服务要求。但是,少数信息服务如办文记录查询等需要调阅文本,综合管理员需要对信息开发产品进行组织、建立索引,准确指示文本位置,以达到需要即取的水平。

(5)合理借助外部工具

综合管理员的职责范围比较广,如果把主要精力全部投入收文处理,势必影响其他任务的执行。合理借助外部工具一定程度上可以提高办文效率。例如在传阅环节,综合管理员可以通过即时提醒模型记录文件传阅情况和位置,省去找文件和理文件浪费的时间。

综上所述,加强收文处理过程控制可以通过分解并逐个提高各环节工作质量的方式得到增强。在各环节执行过程中,综合管理员要充分考虑数字信息与文本的有机结合。

4.结论

加强收文处理过程控制可以有效提高收文处理水平,进而保证信息支持的及时性和有效性。为此,办公室综合管理员在收文管理的各个阶段都应严标准、高水平执行,使现代化的办公系统和文本资料实现无缝对接,充分保障领导和其他职能部门的信息需求。



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